4 ferramentas para definir o escopo de um projeto

O planejamento de escopo é um dos principais processos no gerenciamento de um projeto. Um escopo mal definido, invariavelmente, acarretará insatisfação a um cliente

Profissão que ganha cada vez mais espaço no mercado, o gerente de projetos precisa ser um profissional completo. Além de boa comunicação e liderança, ele deve conhecer técnicas específicas da área de gerenciamento de projetos.

Com isso, cada vez mais profissionais buscam uma certificação na área, especialmente a do PMI (Project Management Institute), a mais reconhecida no mercado. A certificação não é imprescindível para ser um bom gerente de projetos, mas, para conquistá-la, é preciso conhecer técnicas bastante específicas e que podem fazer a diferença no gerenciamento de um projeto, especialmente aqueles de grande porte.

Seguindo a metodoogia do PMBOK, gerenciar um projeto envolve 10 grupos de processos: integração, partes interessadas, escopo, custo, prazo, comunicações, aquisições, qualidade, recursos humanos e riscos. Dentre esses processos, o escopo é um dos 3 que requerem mais atenção do gerente de projetos, em conjunto com o custo e o prazo. Um escopo mal definido com certeza terá um impacto negativo, podendo ser na satisfação do cliente com o produto, com o preço ou com o prazo de entrega.

Por isso, o gerente de projetos deve estar aberto a diferentes ferramentas que podem auxiliá-lo a definir um bom escopo.

1) Mind Maps (mapas mentais)

Bons gerentes de projetos criam a chamada EAP (Estrutura Analítica de Projeto), que nada mais é do que um gráfico de hierarquia para decompor um projeto em várias partes (entregas). As melhores ferramentas para se desenhar uma EAP são os mind maps. Eu, pessoalmente, recomendo o Mindmeister (www.mindmeister.com) ou o Mindomo (www.mindomo.com), ambos com versões gratuitas para demonstração.

2) Substantivos abstratos

Outra dica para se decompor um projeto é utilizando-se de substantivos abstratos. Como exemplo, imagine que você tem um projeto para reformar uma casa. Você pode decompô-lo com substantivos abstratos, como: estética, conforto, segurança e outras qualidades que você deseja de ter em sua casa. Em seguida, dentro de cada um desses substantivos abstratos, você pode descrever os itens que você gostaria em cada área. Como exemplo, em “Segurança”, você pode inserir instalação de fechaduras, alarmes, cercas etc. Já em “Estética”, você pode pensar um novo sistema de iluminação, uma nova pintura etc.

3) Opinião especializada

A opinião especializada é uma das ferramentas mencionadas no PMBOK. No caso da reforma de uma casa, você poderia consultar, por exemplo, um engenheiro ou um arquiteto com experiência em projetos similares.

4) Brainstorming

O brainstorming é uma ferramenta já bastante difundida em diversas áreas do conhecimento. Parte-se da premissa de que “várias cabeças pensam melhor do que uma”. Geralmente, consiste em reunir as pessoas ligadas ao projeto onde um mediador os incentiva a darem e validarem ideias para o escopo. Novamente, como exemplo, no caso da reforma da casa, imagine que a família esteja reunida na sala discutindo o que gostariam de mudar na casa, e uma dessas pessoas anota todas essas ideias. No brainstorming é fundamental não reprimir qualquer ideia. Deve-se anotar todas elas e, após não haver mais nenhuma ideia a ser dada, discutir com os participantes quais delas devem entrar para o escopo. A ideia é incentivar a participação de todos.

Inicialmente, tente aplicar alguns desses conceitos em pequenos projetos. Pode parecer trabalhoso, mas um gerente de projetos sabe o quanto um escopo mal definido pode trazer dores de cabeça por muito tempo.

Matéria completa: http://www.administradores.com.br/

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