Business Case para o Depósito Habilitado por Voz

Neste artigo explora-se como as operações de distribuição podem levar a voz um passo adiante em seu papel tradicional de separação de pedidos. Os sistemas de voz da próxima geração estão sendo implementados hoje como a tecnologia básica para orientar as operações em muitas áreas do depósito.

Os objetivos da distribuição hoje ainda são os mesmos que os de 100 anos atrás, mas as instalações de distribuição mudaram significativamente. O principal catalisador dessa mudança são as expectativas dos clientes. Os líderes da distribuição enfrentam uma nova realidade, que exige flexibilidade e capacidade de adaptação. As pressões econômicas reduziram equipes, e os trabalhadores que restaram precisam trabalhar com ferramentas que lhes permitam ser mais produtivos. Há uma tendência contínua à consolidação das operações de distribuição, conforme revelado em um estudo de 2011 realizado pelo Peerless Media Research Group. Este concluiu que 33% dos quase 600 entrevistados da pesquisa estão consolidando e/ou fechando depósitos para reduzir custos.

Além disso, hoje as cadeias de suprimento enfrentam cada vez mais problemas, como terremotos e tsunamis, greves e protestos, pressões competitivas e mudanças do concorrente e, ainda, atrasos no porto. Tais problemas podem provocar mudanças rápidas nos pedidos. Adicione a isso os crescentes volumes de pedidos de pequenas vendas via Internet, as novas regulamentações da indústria e dos governos e a exigência cada vez maior de pedidos perfeitos e fica fácil ver por que a melhoria contínua dos atuais processos e equipamentos não basta.

Desenvolvendo os benefícios da voz

Quando a voz chegou à distribuição, o primeiro local em que atuou foi o picking. Devido aos altos custos da mão-de-obra, a voz pode rapidamente proporcionar melhorias significativas ao processo. O investimento nesta solução pode ser recuperado em meses. Usando a voz, funcionários se mantêm cientes do ambiente ao redor, ao invés de ficarem olhando para pedaços de papel ou telas. Gerentes usam as informações em tempo real que a voz proporciona como um meio de ter visão sobre a produtividade e da alocação de tarefas de cada operador. Isso é muito importante, já que o que acontece em uma área do edifício pode afetar outra. Os separadores de pedido não podem selecionar o produto que não tiver sido reabastecido, empacotadores não podem preparar remessas e assim por diante.

Com uma visão completa, gerentes podem responder a problemas dinamicamente, desviando operadores para os locais onde há maior necessidade. Um profissional pode facilmente se deslocar para a nova tarefa simplesmente registrando-se na aplicação recém-atribuída. Com uma plataforma comum e um software integrado, os fluxos de trabalho são otimizados e coordenados. A voz também oferece o processo de treinamento mais fácil entre todas as principais tecnologias, e tudo o que os operadores têm que fazer é escutar, responder e executar a tarefa. O trabalho orientado por voz permite a otimização do processo que pode reduzir o tempo por tarefa, a associação de tarefas entre fluxos de trabalho e a intercalação de tarefas para eliminar a paralisação entre ações. O layout das áreas de armazenamento e seleção pode ter que ser reorganizado para melhorar o fluxo de produtos e otimizar o espaço. Para obter a melhor eficácia possível, os gerentes precisam analisar cada processo dentro do edifício e estar dispostos a promover sua reengenharia de modo a obter os melhores ganhos de seu pessoal e equipamentos. Vamos ver como a voz pode ser implementada de maneira eficaz em fluxos de trabalho comuns da logística de distribuição.

Recebimento

Produtos entram no Centro de Distribuição (CD) por meio de uma variedade de processos de recebimento. A maioria das operações desse tipo consiste na chegada de caminhões de diversos fornecedores em diferentes horários do dia. Os fluxos de trabalho do recebimento normalmente compreendem a inspeção, contagem e outras operações manuais. Com as mãos livres, a eficiência dos operadores é maior, uma vantagem do uso da voz nesse processo.

O sistema da voz solicita que o trabalhador confirme o número de caixas no palete e pode orientá-lo a abrir as caixas e inspecionar determinados produtos, colocar uma etiqueta da instalação em cada uma delas ou executar outras tarefas específicas. A voz pode orientar o trabalhador a separar ou agrupar alguns paletes ou caixas para auditoria adicional, especialmente ao lidar com fornecedores mais novos. Além disso, algumas caixas podem ser orientadas para as operações de despacho rápido.

A voz também proporciona a flexibilidade de reunir outras informações sobre o produto, auxiliando ainda mais as operações posteriores. Os códigos do lote podem ter que ser registrados para fins de rastreamento – algo exigido em muitas partes do mundo para alimentos e produtos farmacêuticos. A voz pode alertar os trabalhadores a medir as temperaturas e pesos de produtos que chegam ou leitos de caminhões refrigerados. Esta informação é registrada no WMS (Warehouse Management System ou sistema de gerenciamento de armazéns) para garantir que nada tenha estragado durante o transporte e para fins de faturamento. As informações coletadas também podem ser usadas para avaliar o desempenho individual da força de trabalho.

Quando converteu para a voz seu negócio de distribuição de laticínios na Irlanda, a Glanbia não parou na seleção. O que fez com que a empresa percorresse este caminho foi a crescente frustração com os processos manuais utilizados na época. A Glanbia instalou sistemas de voz em quatro locais. O sistema de voz agora realiza uma série de operações em duas instalações de fabricação de leite e dois centros de distribuição. Um dos Centros de Distribuição distribui leite e creme, que utilizam garrafas, enquanto os outros lidam com outros produtos alimentícios acondicionados em caixas. O depósito de leite central gira seu estoque três vezes por dia. Portanto, na realidade, não há armazenamento de produtos – o depósito meramente os organiza para que possam ser selecionados para entrega por caminhões de rotas menores. A instalação opera 24 horas por dia, seis dias por semana, girando 1,6 milhão de litros de leite todos os dias.

O processo de recebimento de mercadorias começa com o registro do motorista no sistema de voz assim que ele chega. O sistema de voz o instrui, então, a ler o número da entrega listado em sua documentação de despacho. Quando o motorista começa a descarregar o caminhão na área de recebimento de produtos, ele lê no sistema de voz o número do transportador do trole, que foi afixado em cada trole antes da remessa do centro de produção de leite. Isso associa cada trole ao recebimento.

Armazenamento

Assim que as informações são coletadas no recebimento, o sistema de voz recebe as instruções de armazenamento do sistema de gerenciamento do armazém. Já que a função de armazenamento normalmente exige uma empilhadeira, os Centros de Distribuição frequentemente empregam terminais de voz instalados no veículo para a tarefa. Esses terminais extraem uma pequena quantidade de energia da bateria da empilhadeira, propiciando uso estendido do terminal de voz com uma única bateria. Tecnologias sem fio permitem que o operador saia do veículo sem perder a comunicação com o sistema. Esse processo elimina o tempo necessário para manipular um scanner e/ou visualizar uma tela da unidade montada no veículo. Além de aumentar a produtividade, a precisão é aperfeiçoada, pois o sistema de voz não permite ao usuário passar à tarefa seguinte até que as mercadorias tenham sido colocadas no local apropriado.

A vantagem de usar a voz para essa função é que o motorista tem os olhos livres durante todo o processo. Pode dirigir enquanto está ouvindo instruções sobre a localização. Quando chega, o motorista lê o dígito verificador da localização e armazena a carga. Em alguns projetos autodirigidos, os próprios motoristas determinam os locais de armazenamento, muitas vezes, escolhendo o vão mais próximo disponível. Nesses casos, o motorista é orientado a ler o número do local e verificar o dígito para informar ao sistema sobre o vão que escolheu. Em ambos os casos, o dígito verificador impede a perda de paletes, evitando um problema de custo enorme especialmente com estoque perecível, sazonal ou de rápida depreciação.

Reabastecimento

O processo de reabastecimento começa com o sistema de voz direcionando o motorista da empilhadeira ao local de armazenamento onde estão os paletes necessários. Em projetos otimizados, o WMS designará o motorista disponível mais próximo da prateleira de depósito. Uma vez no local, ele lê o dígito verificador para confirmar se está coletando o produto do local correto. O sistema irá, então, direcioná-lo para recolher um palete ou a quantidade necessária de caixas. O motorista confirma a seleção e enquanto está puxando o produto, o sistema de voz lhe informa o destino da carga. Então o motorista a leva ao local, lê o dígito verificador do vão e a deposita.

As instalações habilitadas por voz para as tarefas de armazenamento e reabastecimento proporcionam excelentes resultados. Uma operação pode ter um aumento de produtividade da equipe de funcionários de 20% na execução dessas tarefas em relação ao uso do papel; ao mesmo tempo, volumes e precisão também aumentam. Há uma redução de até 65% ou mais no tempo de treinamento no uso da voz para essas funções em comparação a outros métodos, e as instalações podem economizar significativamente em despesas de capital ao implantar terminais de voz ao invés de outras tecnologias.

Sediada em Monmouth Junction, Nova Jersey, a Sysco Guest Supply é a maior prestadora de serviços completos de programas de amenities e acessórios para quartos para a indústria hoteleira, atendendo a praticamente todos os grandes hotéis no mundo. A empresa usa a habilitação por voz em 10 Centros de Distribuição. A Sysco Guest Supply é da propriedade da Sysco Corporation, a líder global em vendas, comercialização e distribuição de produtos alimentícios.

Jim Makowski, diretor de Distribuição, diz que “para uma empresa de porte médio, cada um de nossos centros regionais de distribuição seleciona e despacha um volume extraordinário de estoque. Portanto, gera uma quantidade significativa de reabastecimentos. Precisávamos de um mecanismo que nos permitisse priorizar estes provisionamentos. Desenvolvemos e projetamos um processo chamado ‘demanda de item’. Por meio de nosso WMS e do sistema de voz, agregamos quantidades por item a ser selecionado e remetido naquele dia, para podermos, assim, definir a prioridade deste tipo de reabastecimento. Além disso, proativamente superabastecemos nossos locais de seleção (se necessário) para suprir a demanda do dia. Desta forma garantimos que estamos selecionando tudo do nível térreo do depósito, enquanto realizamos apenas um único reabastecimento”.

Ao usar a voz para o reabastecimento, a Sysco Guest Supply percebeu um ganho de eficiência significativo de 80%. Outro veemente defensor da tecnologia de voz no reabastecimento é Ed Krupka, diretor de Informática da Burris Logistics, a nona maior empresa de terceirização de serviços logísticos do mundo. “Constatamos dois grandes benefícios na utilização da voz para o reabastecimento. Primeiro, o método proporciona à gerência de distribuição e ao operador individual acesso ao sistema em tempo real para fazer pedidos de reabastecimento e obter informações atualizadas sobre a situação das provisões solicitadas. Em segundo lugar, isso permite uma reavaliação em tempo real ou redefinição de prioridades de tarefa em tempo real no depósito. Isso também reduz significativamente o tempo de espera do carregador”, diz Krupka.

Outra vantagem importante no uso da voz para o armazenamento e reabastecimento é a oportunidade de promover a intercalação de tarefas. Intercalar significa que assim que uma tarefa é concluída, o sistema pode orientar o operador a executar um tipo diferente de tarefa dentro daquela mesma área geral. Isso elimina as operações mortas, em que o motorista retorna ao ponto de partida com suas empilhadeiras vazias. Assim que o motorista deposita sua carga, o sistema de voz pode facilmente transmitir uma ordem de abastecimento necessária de uma posição de armazenamento próxima. Ele puxa essa carga e a leva para o local desejado antes de retornar para receber e coletar outra carga para armazenamento. De maneira similar, também pode pegar paletes cheios necessários para os pedidos ao mesmo tempo em que faz o reabastecimento e, depois, levar estas cargas diretamente para a expedição.

Put-to-Store

Muitos varejistas e outros fornecedores que distribuem para suas próprias lojas ou enviam mercadorias regularmente para as lojas dos clientes podem usar a voz para orientar as atividades de put-to-store. De certa maneira, essa atividade pode ser considerada quase uma combinação do reabastecimento e seleção de lote. Essa aplicação do uso de voz pode ser uma maneira muito rápida de atender aos pedidos da loja, pois proporciona consistência ao processo e elevado grau de precisão. Para Centros de Distribuição com um WMS que permite a análise volumétrica, o put-to-store baseado na voz simplifica o processo da construção de paletes com as dimensões certas para o caminhão.

Tiendas Comercial Mexicana, S.A. de C.V. é a terceira maior cadeia de supermercados no México, com 200 lojas em mais de 50 cidades. A empresa opera quatro centros de distribuição, os maiores para produtos secos e perecíveis, e duas instalações regionais. Em seu processo put-to-store o sistema envia selecionadores para cada parada e o sistema de voz especifica a quantidade que deve ser colocada. Os operadores ditam o peso variável de cada caixa entregue. Quando o palete está cheio, seguem o mesmo processo de embalagem a vácuo e despacho. Se possível, carregam o produto seguinte diretamente no caminhão. Quando o fluxo de trabalho de put-to-store foi habilitado por voz, a produtividade dos trabalhadores aumentou mais de 50%. Carlos Ramos, diretor de Logística Corporativa da Tiendas Comercial Mexicana diz que “a capacidade de intercalar tarefas por meio da voz nos ajuda a colocar mais pessoas no recebimento ou no put-to-store durante os períodos de pedidos de alto volume que normalmente ocorrem em nossa estação de pico, antes do verão. Essa flexibilidade nos ajudou a evitar gargalos e atingir um nível de produtividade que nos permitiu administrar os picos sazonais somente com as horas extras.”

Saída e Carregamento

Assim que a seleção de um pedido tiver sido concluída, o operador é orientado pelo sistema de voz a levar a embalagem, caixa de papelão ou palete para a expedição. Algumas vezes, uma esteira cuida do transporte. O sistema de voz pode orientar o trabalhador sobre onde colocar o produto para organização antes do mesmo ser carregado nos caminhões de saída. Pode também direcionar o carregamento dos produtos nos paletes em uma determinada ordem de empilhamento que garanta sua integridade e resistência durante o trânsito.

De nada adianta selecionar os pedidos com precisão para carregá-los no caminhão errado ou deixá-los para trás em relação à expedição designada. O problema de paletes deixados para trás é comum em instalações com docas de carregamento mais complicadas, tais como aquelas com dois locais diferentes de carregamento para os refrigerados e os em temperatura ambiente. A voz também pode ajudar nessa área, orientando o carregamento dos veículos de saída, e um dígito verificador na porta da doca verifica se a carga está colocada no veículo correto.

Contagem de Ciclo

Além de administrar as principais áreas funcionais do depósito, tais como recebimento, armazenamento, seleção e expedição, a voz também pode aprimorar outras atividades no depósito. A voz pode ser útil no controle de estoque, conhecido também como contagem de ciclo. Este processo é acelerado, facilitado e mais preciso com o uso da voz. Em alguns sistemas, a contagem de ciclos pode ser intercalada com as tarefas de seleção ou reabastecimento. O sistema de voz pode orientar o operador a informar a quantidade de produto deixado na caixa após uma seleção, ou a mesma contagem de estoque podem ser solicitada quando ele reabastece o vão. Com a voz, o sistema pode imediatamente solicitar uma recontagem se o nível não estiver de acordo.

A Sony of Canada, Ltd. realiza a contagem de ciclo com voz diariamente. O local e os itens são varridos e contados como “contagens cegas”. Se a contagem não estiver de acordo com o sistema, solicita-se ao operador verificar outra vez. Se a segunda verificação não estiver de acordo com do sistema, uma terceira de auditoria é gerada automaticamente. Estas últimas são realizadas somente pela equipe de supervisão ou administração. De acordo com o gerente de Processo Comercial da Sony of Canada, Rick Courtin, o “uso da voz para nossa contagem de ciclo é uma maneira muito mais focada e precisa de executar a tarefa”.

A Fox ativa e desativa sua atividade de contagem de ciclo estritamente com base no volume de pedidos, conforme calculado por seu WMS. Assim, ao invés de contarem a cada 90 dias, como ocorria anteriormente, a Fox Racing faz menos de 10% das contagens de ciclo programadas na análise normal neste período, porque a maioria dos locais já foi contada por operadores que executaram essa tarefa, entre outros processos que já estavam em andamento.

Outras funções do depósito

Semelhante à contagem de ciclo é a função da auditoria. Este trabalho normalmente é realizado por supervisores ou líderes para verificar se os números e itens analisados estavam corretos e as contagens eram precisas. Muitos clientes de voz puderam eliminar auditorias de estoque periódicas por causa da precisão da contagem de ciclo – essencialmente mudando de estoque periódico para o perpétuo.

De maneira análoga, a voz pode capturar pesos aleatórios. Isso é usado na distribuição de mercadorias para registrar o peso de um produto quando selecionado. As carnes, por exemplo, são embaladas sob a forma de cortes que não têm um tamanho ou peso uniforme. Uma vez que os clientes são cobrados por peso, a captura dessas informações à medida que o item é selecionado é essencial para o faturamento. O sistema de voz solicita ao trabalhador pesar um item. Essa informação é transferidas para o sistema de gerenciamento do armazém, sistema de gerenciamento de transporte e para outros softwares empresariais e administrativos.

Funções de valor agregado também podem ser controladas por voz. As roupas podem ser colocadas em cabides, a fabricação leve pode ser executada – praticamente qualquer atividade pode ser instruída por voz e tornada mais eficiente ao longo do processo. Estas orientações podem ser particularmente importantes para Centros de Distribuição que executem serviços de valor agregado diversos para clientes de logística distintos, por exemplo, um atacadista do setor de roupas pode ter alguns clientes que querem artigos nos cabides e alguns que querem exatamente as mesmas SKUs dobradas.

Outra área que pode usar a tecnologia de voz é a estação de embalagem, onde os pedidos são embalados e despachados. Isso é particularmente útil para varejistas e formulários de pedidos pelo correio que requerem a customização de itens, assim como aquelas empresas que realizam um grande volume de negócios via internet. Robby Dhesi, da Fox Racing, diz que “logo lançaremos uma aplicação para a estação de embalagem para a voz em nossos Centros de Distribuição. Acreditamos que isso nos ajudará a eliminar cerca de 50% do tempo de viagem desnecessário, o que nos ajudará a suprir nossas demandas de pedidos sazonais com a nossa força de trabalho existente. A voz permite o mais alto nível de exatidão e detalhamento necessário às operações de comércio eletrônico, venda por catálogo e pedidos pelo correio para manter um atendimento ao cliente da mais alta qualidade. A acuracidade superior também reduz o custo das devoluções.”

Que caminho você vai seguir?

O que é melhor: começar com a voz em múltiplos fluxos de trabalho ou passar da seleção para outros fluxos de trabalho? A resposta imediata é: depende. Qualquer que seja a opção escolhida, diz Krupka, da Burris Logistics, “você tem que estar preparado para uma pro-funda reengenharia de processo. A voz fará com que você repense e reprojete seus fluxos de trabalho – este sistema fornece uma janela em tempo real em sua operação como nenhuma outra tecnologia. Ainda não estamos no ponto de poder intercalar tarefas, porque ainda estamos no meio desse esforço de reengenharia, mas assim que nossos processos forem renovados, expandiremos a voz para outros fluxos”.

Como o trabalho habilitado por voz começou com o processo de seleção, muitas empresas que perceberam os benefícios da voz neste fluxo de operação estão prontas para ir além. Quando a voz é usada no reabastecimento e na seleção, esses dois fluxos de operação podem permanecer sincronizados. Quando a voz é usada também no armazenamento, reabastecimento e armazenamento podem ser intercalados, economizando mão-de-obra e custos. O uso da voz na contagem de ciclo também é uma extensão natural do uso deste sistema na seleção. O uso da voz no carregamento pode também sincronizar o pessoal do carregamento com os selecionadores para assegurar fluxos de trabalho equilibrados.

Outras empresas estão optando por habilitar por voz toda a instalação com o projeto inicial. Já que todos os processos do fluxo de trabalho estão sendo reprojetados ou redesenhados, desenvolver esses processos em torno da voz fornece uma plataforma para ganhos de produtividade e acuracidade em toda operação e estabelece também um Centro de Distribuição onde os fluxos de trabalho são sincronizados um com o outro. Além disso, os trabalhadores precisam aprender somente um novo sistema ou tecnologia.

Habilitando seu depósito por voz

A tecnologia da voz no Centro de Distribuição oferece a mudança transformacional necessária para tratar dos principais desafios comerciais de hoje, e controlar os custos operacionais ao mesmo tempo em que se melhora o atendimento ao cliente e permite o crescimento. A voz cria ganhos enormes em acuracidade, garante altos níveis de produtividade, reduz o tempo de treinamento total e promove segurança, tudo com um retorno atraente sobre o investimento, que, normalmente, ocorre em menos de um ano.

Fonte: Revista Mundo Logística

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