4 herramientas para definir el alcance de un proyecto
El alcance de la planificación es uno de los principales procesos en la gestión de un proyecto. Un ámbito mal definidos invariablemente dará lugar a una insatisfacción de los clientes
Profesión que está ganando más cuota de mercado, el director del proyecto tiene que ser un profesional completo. Además de una buena comunicación y liderazgo, debe conocer las técnicas específicas del área de gestión de proyectos.
Con esto, cada vez más profesionales buscan la certificación en la zona, especialmente el PMI (Project Management Institute), la más reconocida en el mercado. La certificación no es necesario ser un buen gestor de proyectos, pero para conquistarlo, tienes que saber técnicas muy específicas que pueden hacer una diferencia en la gestión de un proyecto, especialmente los grandes.
Tras la metodoogia PMBOK, gestionar un proyecto involucra 10 grupos de procesos: la integración, las partes interesadas, el alcance, costo, horario, comunicaciones, compras, calidad, recursos humanos y riesgos. Entre estos procesos, el alcance es uno de los 3 que requieren más atención director del proyecto, junto con el coste y el tiempo. Un ámbito mal definida sin duda tendrá un impacto negativo y puede ser en la satisfacción del cliente con el producto, con el precio o el plazo de entrega.
Por lo tanto, el director del proyecto debe estar abierto a diferentes herramientas que pueden ayudarle a establecer un buen alcance.
1) Mapas Mentales (mapas mentales)
Los buenos gerentes de proyecto crean el llamado EAP (Estructura de Desglose del proyecto), que no es más que un gráfico de jerarquía para descomponer un proyecto en partes (entregas). Las mejores herramientas para diseñar un EAP son los mapas de la mente. Personalmente recomiendo la Mindmeister (www.mindmeister.com) o Mindomo (www.mindomo.com), ambos con versiones gratuitas de demostración.
2) los nombres abstractos
Otro consejo para descomponer un proyecto está haciendo uso de sustantivos abstractos. Como ejemplo, imagine que tiene un proyecto de renovación de una casa. Usted puede descomponerlo con sustantivos abstractos, como la estética, la comodidad, la seguridad y otras cualidades que usted desea tener en su hogar. Luego, dentro de cada uno de estos nombres abstractos, puede describir los elementos que desea en cada área. Por ejemplo, en “Seguridad”, puede insertar la instalación de cerraduras, alarmas, cercos, etc. En “Belleza”, usted puede pensar un nuevo sistema de iluminación, pintura nueva, etc.
3) Juicio de Expertos
La opinión de los expertos es una de las herramientas mencionadas en el PMBOK. En el caso de la reforma de una casa, se puede ver, por ejemplo, un ingeniero o un arquitecto con experiencia en proyectos similares.
4) Lluvia de ideas
Lluvia de ideas es una herramienta ya generalizado en diversas áreas del conocimiento. Comienza con la premisa de que “muchas cabezas piensan mejor que una.” Por lo general, implica lograr que las personas vinculadas al proyecto, donde un mediador les anima a dar y validar ideas para el ámbito de aplicación. Una vez más, como un ejemplo, en el caso de mejoras para el hogar, imagine que la familia se reúne en la sala de estar hablando de lo que les gustaría cambiar de la casa, y una de estas personas escribir todas estas ideas. En la lluvia de ideas es esencial no reprimir cualquier idea. Todos deben ser ellos observó y, después de dejar de ser una idea que debe darse, discutir con los participantes cuál de ellos debe venir con el alcance. La idea es fomentar la participación de todos.
En un principio, tratar de aplicar algunos de estos conceptos en pequeños proyectos. Puede parecer laborioso, pero un director de proyecto sabe como un ámbito poco definida puede traer dolores de cabeza durante mucho tiempo.
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