Gerenciamento de Armazéns

Etapas do recebimento, armazenagem e expedição para uma excelente gestão de armazéns, no controle de estoques, com redução de riscos, perdas e depreciação de materiais.

O objetivo do gerenciamento de armazéns consiste em analisar de forma clara, objetiva e eficiente a movimentação de estoques em depósitos, respeitando as seguintes etapas: (a) recebimento, (b) armazenagem e (c) expedição. Cada uma destas etapas deve ser bem compreendida, para a redução de falhas e prejuízos organizacionais para o atendimento pleno às demandas de mercado. A importância em avaliar o funcionamento do gerenciamento de armazéns está relacionada ao fluxo de materiais em toda a cadeia de suprimentos. Ou seja, os armazéns têm função estratégica, não tendo a função de guarda-volumes, mas sim de movimentação contínua, para o atendimento ao consumo, no relacionamento colaborativo com fornecedores e aspectos de integração com os modais de transporte. O foco central está no árduo trabalho em busca de níveis adequados de serviço, respeitando parâmetros adequados de qualidade, tempo e custo. Sendo estoque/dinheiro, o mesmo não pode ficar parado, pois representa patrimônio e com impactos no resultado líquido das organizações. A questão central está em como gerenciar e organizar de maneira ótima o fluxo operacional no gerenciamento de armazéns.

Gestão de armazéns

Armazém, depósito e/ou centros de distribuição são palavras usuais na logística e ao mesmo tempo sinônimas. Apesar das constantes dúvidas e do emprego errado das terminologias no setor, o maior desafio do “gerenciamento de armazéns” está na organização dos processos internos destes galpões. Ou seja, há a necessidade do emprego das metodologias da qualidade total para evidenciar a situação atual de trabalho, corrigindo possíveis erros e na proposta de melhoria contínua. Diversas metodologias podem ser utilizadas, como exemplo, o ciclo PDCA (plan, do, check and action), diagrama de causa e efeito e controle estatístico de processos, com a participação de todos os envolvidos nas atividades operacionais, no estímulo a integração e nível ótimo de execução de serviços. Um dos sérios problemas da gestão de armazéns está interligado na percepção das organizações sobre a importância estratégica deste “elo” na cadeia de suprimentos. Há a necessidade de implementar modelos estratégicos de gestão, para um planejamento de longo prazo envolvendo desde o controle no cadastro de fornecedores, na execução do transporte, recebimento de materiais, movimentação interna na área de armazenagem, passando pela separação, expedição até no planejamento da capacidade em volume. Estratégia e qualidade total devem caminhar juntas, para redução dos índices de perdas, roubos, depreciação, estocagem falha e no atendimento excelente às demandas consumidoras. Tecnicamente, um armazém tem como função principal a guarda momentânea para posterior movimentação externa de materiais. Porém, as empresas insistem em gerenciar seus estoques de qualquer maneira, sem a utilização de instrumentos qualitativos e quantitativos de controle. Nos livros de logística, por exemplo, em “Logística Empresarial: o Processo de Integração da Cadeia de Suprimentos, de Donald Bowersox, 2001, editora Atlas” ou em “Logística Empresarial: Transportes, Administração de Materiais, Distribuição Física, de Ronald Ballou, 1993, editora Atlas” o tema Gerenciamento de Armazéns recebe o título de “Logística Interna e Fabril”. Mas o que seria “Logística Interna e Fabril”? Outros autores classificam o tema como gestão de operações aplicada à armazenagem. Pode-se dividir a atividade, a priori, e de maneira simplificada, em três subgrupos: (a) recebimento, (b) armazenagem e (c) expedição, que serão detalhados a seguir.

Recebimento

O grupo (a) consiste no recebimento fiscal e depois no físico, quando conceituado academicamente. Na prática, as duas atividades ocorrem simultâneas. Esta etapa no fluxo fabril é essencial, pois é a porta de entrada paraa movimentação de estoques. Deve ser realizada com absoluto rigor, para evitar futuros problemas de controle de estoque, na análise fiscal e até mesmo de inventário. O processo fiscal consiste em analisar a nota fiscal de recebimento do fornecedor e confrontar a mesma com a ordem de compra interna emitida pela empresa compradora. Neste caso, diversas perguntas devem ser levantadas: quem é o responsável pelo recebimento fiscal? Quais os documentos utilizados para a conferência fiscal? E se existirem divergências no processo fiscal, quais as atitudes devem ser tomadas? Todo e qualquer processo fiscal é de responsabilidade da área fiscal, podendo ser representado nos organogramas empresariais pelas áreas financeira, de contabilidade, compras e até mesmo comercial. Ou seja, o ato de conferir a nota fiscal com a ordem de compra é de responsabilidade destas áreas. Pare e imagine um estoquista (outros sinônimos são almoxarife e “chapa”) com as suas condições de trabalho e salário movimentando um documento de suma importância para as organizações, como uma ordem de conferência cega. Quais seriam as responsabilidades e conseqüências? A função de estoquista deve ser bem clara: movimentação física dos recursos materiais. As questões financeiras não são de sua responsabilidade! Na possibilidade de divergências entre a nota fiscal do fornecedor com a ordem de compra, deve ser emitida, obrigatoriamente, uma nota fiscal de devolução. É um procedimento seguro, para se evitar problemas fiscais de movimentação e até mesmo com o inventário futuro. Porém, a emissão deste documento pode ser realizada de duas maneiras: nota fiscal de devolução parcial ou total. Existem casos em que a própria nota fiscal encaminhada pelo fornecedor pode ser devolvida, desde que as mercadorias não tenham dado entrada no setor de armazenagem, com a disponibilidade do frete original, porém, realizando-se no próprio documento a justificativa e carimbo de devolução. A nota fiscal de devolução total refere-se à emissão deste documento pela empresa recebedora dos materiais, devolvendo na totalidade os itens que deram entrada no armazém, passíveis de divergências diversas na movimentação. A nota fiscal de devolução parcial consiste em devolver parte das mercadorias aos fornecedores, uma vez que outra parcela foi aceita. Para toda e qualquer movimentação de entrada e saída de recursos materiais no armazém, a nota fiscal é um instrumento obrigatório. O próximo passo é o recebimento físico, subdividido em quantitativo e qualitativo. Primeiro deve ser verificada a quantidade de itens recebidos correspondente ao registro contido na nota fiscal de entrada e ordem de compra. Esta análise deve ser executada através de uma ordem de conferência cega, documento contendo os campos “descrição” preenchido e “quantidade”, em branco para preenchimento, para contraste ao recebimento fiscal. Dependendo do volume do recebimento, o mesmo será feito por amostra, confiando na estatística e no bom relacionamento com fornecedores. Depois, serão feitos testes de qualidade, para posterior armazenamento. Testes amostrais são de extrema importância. As grandes empresas devem utilizar deste simples modelamento como garantia aos lotes recebidos. Neste caso, a estatística básica serve de exemplo. Adotar critérios, como população, amostra, desvio-padrão e variância, é essencial. Porém, não se deve esquecer de registrar estes testes estatísticos, como série histórica, no controle e acompanhamento com os fornecedores e controle interno. Para todo e qualquer fornecedor, além destes testes de confiança, bons contratos de fornecimento e de garantias de envio de mercadorias devem ser executados, como segurança para o armazenamento, se for o caso para a produção ou expedição.

Armazenagem

A atividade da armazenagem está relacionada, em um primeiro momento, com a guarda de recursos materiais. Porém, esta função operacional tem relacionamento direto com a movimentação de recursos por ruas, estruturas de armazenagem, seus níveis, “boxes” e movimentação em si. É importante elucidar que as áreas de recebimento e expedição servem como conferência de mercadorias. O “pulmão” na gestão fabril é a área de armazenagem, em que os estoques estão em guarda. Inicia-se o trabalho no setor de armazenagem, com movimentação horizontal e vertical de mercadorias por estruturas de armazenagem, por exemplo, porta-paletes, cantilever, dinâmica, push-back, entre outras, das quais existem no mercado, empresas especialistas para o gerenciamento destas demandas empresariais. O estudo da adoção de estruturas de armazenagem deve ser correlacionado com o tipo de recurso material estocado, por exemplo, se os mesmos são periculosos ou perecíveis, bem como os itens de movimentação interna (paleteiras, empilhadeiras, ponte rolante, entre outros). Para os cálculos do volume interno, devem ser respeitadas as normas técnicas de qualidade aplicadas por instituições como a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e ISO (Internacional Standard Organizacional). A movimentação de materiais pode ser feita manualmente, com a utilização de “escaninhos” e devido ao baixo volume dos produtos, ou através de empilhadeiras e/ou transelevadores, com capacidade variada e medida por tonelada. A atividade de armazenagem está relacionada com o ressuprimento de estoques, do qual as empresas devem utilizar técnicas adequadas de administração de materiais, através da gestão por categoria, para calcular com precisão os níveis de estoque (máximo, médio e mínimo), quantidade a comprar, estoque virtual, encomendas, lote econômico de compra e evitando o ponto de ruptura.  Ao tratar sobre administração de materiais, o primeiro passo consiste em realizar estudos sobre previsão de demanda e capacidade instalada. Para todo depósito, há a necessidade de área de folga, para adequação às necessidades futuras de armazenagem. Realizar previsões refere-se ao registro e controle de uma base histórica de dados confiável, trabalhando com os modelos lineares, não-lineares e curvas logísticas na previsão do comportamento futuro. Estes estudos, para se tornarem confiáveis e aplicáveis, devem ser correlacionados com um ótimo nível de entendimento sobre os conceitos do gráfico “Dente de Serra” e “ Efeito Chicote”. Conceitualmente, o modelo “Dente de Serra” determina o comportamento dos estoques segundo as variáveis ”quantidade” versus “tempo”, do qual se controla o hoje e se prevê o futuro. Analisam-se os pontos de estocagem máxima, média, mínima, virtual e ruptura, conforme citação anterior. A problemática está centrada na não utilização de modelos matemáticos e até mesmo de programas computacionais para estes recursos. Muitos gestores ainda empregam a intuição no momento da compra e gestão de estoques, com sérios impactos na organização fabril. Um segundo ponto a esclarecer é a necessidade da utilização de códigos de barra para facilitar e agilizar a movimentação de recursos. Existem em prática no mercado, os códigos por classificação européia, conhecidos como EAN (European Article Numbering), com segmentações de classificação por item unitário, fardo e palete. Os índices de redução de perdas e avarias com a utilização deste método chegam a 30%. Este tipo de classificação evolui com o emprego de tecnologias de radiofreqüência, com ganhos de confiabilidade. Dentro do mesmo processo, as empresas executam a seleção do pedido, segundo a intenção de compra dos consumidores finais. Em uma cadeia logística, “consumidor final” pode ser interpretado como atacado/varejo ou até mesmo os clientes do processo final na distribuição de mercadorias. A seleção do pedido consiste em verificar a existência dos recursos materiais demandados e posterior confirmação para venda. Isso sendo realizado, há a necessidade de separação de recursos, da área de armazenagem para expedição. Esta atividade é conhecida como separação ou picking, da qual, 60% dos custos de armazenagem são gastos na atividade, devido à necessidade de conferência e exatidão para a expedição, evitando falhas operacionais. Salienta-se que, na logística, 62% dos custos são destinados para o setor de transportes, 20% para a armazenagem e 18% para outros. Ou seja, 60% dos custos de armazenagem são destinados para o picking! A separação é de suma importância para destinar os recursos materiais em conformidade com os pedidos dos clientes. Esta atividade deve ser realizadas, com a máxima eficiência e adoção de instrumentos de controle, como os romaneios de separação. Nesta fase do gerenciamento de armazéns, este documento é empregado com os campos “descrição’, “quantidade” e “valor”,

estando o último sem preenchimento. O objetivo é dificultar possíveis desvios e roubos de cargas. O último passo na área de armazenagem consiste no empacotamento de recursos materiais, para facilitar a movimentação de volumes, em detrimento à movimentação fracionada de materiais. Estimula-se a redução do tempo das operações, dos custos e ganhos de escala. Este processo final é conhecido como packing. Para ser executado, o packing demanda a utilização de instrumentos de movimentação como paletes e os filmes strech, com a finalidade de envoltório aos recursos. Observa-se que os paletes devem respeitar o padrão nacional PBR (Padrão Brasil), em conformidade com suas escalas (1,00 x 1,20), capacidade máxima de 1.500 kg e respeito à legislação ambiental na sua fabricação, quando de madeira.

Expedição

A última etapa consiste na expedição. Devem ser executados os processos de conferência física, logo após a separação (ou picking, como citado anteriormente), evitando o envio de materiais danificados e reduzindo os custos da logística reversa e finalmente o processo fiscal, com a emissão da nota fiscal e envio das mercadorias para os consumidores. A emissão da nota fiscal, em função do pedido de compra enviado pelos consumidores finais, antes mesmo do picking e packing é um erro comum nas organizações logísticas. A nota fiscal deve ser emitida somente com a verificação e existência dos materiais em estoque e posterior conferência física dos volumes. Dessa forma, as organizações logísticas podem se proteger das falhas nas entregas e da logística reversa. Nesse caso, sendo um custo excessivo e desnecessário. Finalmente, as mercadorias devem ser enviadas e disponibilizadas nas docas de expedição e acomodadas no modal de transportes selecionado, para envio e acompanhamento de carga aos consumidores finais.

Aspectos contemporâneos

Atualmente, o gerenciamento de armazéns, demanda inúmeros estudos acadêmicos e de empresas para o manuseio interno e correto de estoques. Há a necessidade de pessoas treinadas para se evitar prejuízos operacionais e agilizar a entrega de produtos respeitando o nível de serviços na logística (qualidade, tempo e custo). Com o advento de sistemas de tecnologia, todo o armazém pode ser gerenciado, através de indicadores de desempenho e programas computacionais de alto desempenho. Por exemplo, softwares como WMS (Warehouse Management Sistems), RFID (Radio Frequency Identification Data) e até mesmo o processo de codificação (codificação EAN) podem ser citados. Em especial, o WMS é um sistema que contempla de forma eletrônica toda a movimentação e desembaraço das cargas, desde o recebimento, armazenagem e posterior expedição. A sua utilização implica em processos de automação e redução do número de pessoas em trabalho e, como conseqüência, do custo total de armazenagem. Existem no mercado diversas empresas especialistas no assunto, considerando a utilização destes sistemas como diferencial estratégico para as organizações logísticas. Não obstante, as empresas devem se preocupar em não criar gargalos nos seus depósitos, programando até mesmo as docas de recebimento e expedição, com as transportadoras e fornecedores entregando no tempo certo, em função das previsões de demanda. Respeitarão o princípio da gestão colaborativa, proposta por diversos autores do Brasil e do mundo. Gerenciar armazéns de forma eficientes, colabora com os fluxos de distribuição em toda a cadeia logística. É importante frisar que os armazéns são estruturas eficientes de redução de custos de transportes, respeitando o conceito de clusters, ou seja, integração com fornecedores e consumidores finais nos processos de entrega. Em compensação existe a tendência de aumento dos custos de armazenagem, devendo estes, serem gerenciados conforme a explanação acima.

Fonte: Revista Mundo Logística

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