Home Office no Brasil, grande desafio para as corporações

As empresas que mantêm um escritório aberto para atender as demandas de seus negócios se deparam com diversos custos como aluguel, transporte, energia elétrica, água, infraestrutura de rede, entre outros custos, que podem geram um gasto muito alto quando colocado na ponta do lápis.

Atualmente, dependendo do segmento da companhia, ela visa atingir todo o Brasil com pelo menos uma filial em cada estado, mantendo a estrutura para um pequeno número de funcionários, mas que vem junto com um alto custo de gerenciamento dessas unidades. A importância de manter escritórios regionais é mostrar a sua marca e atender aos clientes que estão fora da cidade onde a matriz se encontra.

Neste caso, as empresas encontram grandes desafios, desde a manutenção desses escritórios até o gerenciamento dos colaboradores. Pensando nesses custos, algumas empresas de grande porte estão optando pelo trabalho Home Office.

Mas afinal, o que é o home office?

Home office é o ato dos colaboradores trabalharem de sua própria residência, como se estivessem dentro do escritório, com acesso aos e-mails, chats internos, ramal integrado, reuniões remotas, com equipamentos fornecidos ou não pela a empresa, como smartphones, laptops, desktops e até mesmo ambientes entregues virtualmente.

Mas quando falamos de home office, é provável que gere um receio entre os administradores das empresas, pois é um conceito que abrange muitos fatores, desde a entrega dessa forma de trabalho, com acesso aos mesmos recursos que o colaborador teria se estivesse presente no escritório até a forma de gerenciar esses profissionais e a preocupação sobre a legislação praticada hoje no Brasil.

Antes mesmo de permitir esse tipo de trabalho e de verificar as normas que regem esse modelo, é necessário que a empresa esteja aberta às mudanças e que habitue esse novo conceito dentro de sua cultura.

Nesse tipo de trabalho, os colaboradores passam por um novo aculturamento, pois a saída do modelo tradicional para o home office requer adaptação de todos, principalmente, entre os que estão há mais tempo nas companhias.

Alguns benefícios percebidos nesse modelo de trabalho:

• Redução de custos com: infraestrutura, energia, espaço, mobiliário, material de escritório, entre outros;
• Custo zero com a locomoção do colaborador;
• Maior aproveitamento do tempo do funcionário (sem atrasos para chegar ao escritório);
• Melhora na qualidade de vida dos colaboradores;
• Contribuição com o meio ambiente (sustentabilidade);
• Maior rendimento dos colaboradores;
• Melhoria no atendimento aos clientes;
• Maior possibilidade de concentração;
• Maior flexibilidade;
• Entre outros.

Segundo uma pesquisa realizada pela Citrix Systems, 77 % das pessoas sentem que são mais produtivas quando trabalham fora do escritório, enquanto 21% acham que têm a mesma produtividade e só 2% veem um rendimento menor.

Isso se explica devido ao fato do funcionário se sentir mais livre e ter a autonomia de se organizar também fora do seu horário de expediente. Com a opção de home office, o colaborador geralmente vai além do seu horário e consegue produzir mais. Nesse quesito, ele acaba ganhando tempo até em sua locomoção até o escritório, o que pode se reverter em hora trabalhada.

Como citado anteriormente, a empresa deve estar aberta a essa nova visão e saber administrar os seus colaboradores, olhando para suas metas e o comprometimento com a entrega das suas tarefas e não mais medir pelo horário de entrada e saída do trabalho.

Apesar desses benefícios, antes de adotar esse modelo, é necessário que a empresa entenda o trabalho desempenhado por cada profissional e estipule as metas necessárias e prazos para a entrega de suas atividades, pois segundo estudo realizado pelos pesquisadores Kimberly Elsbach e Daniel Cable, da Universidade da Califórnia e da London Business School, os praticantes de home office têm até 25% menos chance de ser promovidos do que quem trabalha presencialmente, por isso a importância de ter uma gestão preparada a analisar o funcionário e ter um plano de carreira estável.

Para permitir a mobilidade necessária, existem soluções que entregam desktops (computadores) de forma virtualizada para que eles tenham acesso de qualquer local e em qualquer horário, por meio de recursos disponíveis em datacenters das empresas. Além de entregar esse tipo de serviço, é possível gerenciar os smartphones dos usuários e definir o que é corporativo e o que é pessoal e selecionar apenas o que é importante para o negócio.

A grande ideia desses softwares é entregar o dispositivo para os funcionários sem que ele tenha empecilhos no seu dia a dia para acessar as informações, mas que ganhe performance, independente do equipamento ser dele (BYOD - Bring Your Own Device) ou  se a companhia disponibilizar para o seu trabalho.

O BYOD é uma grande tendência que já virou realidade em muitas companhias pelo o mundo, e que no Brasil vem ganhando muito mais adeptos.

Existem diversas formas de fazer o BYOD e incentivar os funcionários a aderirem. O que temos que nos preocupar muitas vezes é como trazemos transparências para esse processo e como vamos entregar a infraestrutura necessária para atender o BYOD em qualquer plataforma e em qualquer lugar sobre qualquer tipo de link de internet.

Em uma visão livre de futuro, a convergência entre home office mais BYOD vai diretamente ao encontro das maiores preocupações globais: a busca por cidades mais sustentáveis e um estilo de vida mais saudável, gerando bem estar aos colaboradores. Portanto, a escolha correta das tecnologias atuais que irão suportar esse processo afetará inteiramente o futuro que vem sendo desejado e construído por todos.

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