Logística própria ou terceirizada? Motivos e critérios para a decisão

Apesar da tendência atual para terceirização das atividades logísticas, verificamos muitas situações nas quais o processo foi mal conduzido, os resultados positivos demoraram a serem obtidos ou redundaram num verdadeiro fracasso.

Com o forte aumento da competitividade, a terceirização passa a envolver uma grande gama de atividades logísticas, além do transporte rodoviário de cargas que inicialmente era a função mais terceirizada.

Para desenvolver um processo de terceirização recomendamos a utilização das seguintes dicas:

1. Motivos para terceirizar – como a terceirização não é um caminho obrigatório temos que avaliar os motivos para a decisão:

• Na cadeia de abastecimento da qual uma empresa faz parte, a terceirização poderá gerar impacto quanto ao nível de serviço?
• Dedicação ao próprio negócio (“core business”) poderá fazer a diferença?
• É relevante para evitar investimentos e substituir custos fixos por variáveis?
• Melhorar o controle dos custos logísticos e absorver “expertise” é importante?

2. A empresa está preparada? O processo não deve ser iniciado sem que os responsáveis pela empresa estejam realmente preparados para a mudança:

• A consciência da necessidade de parceria e um ótimo relacionamento?
• O domínio das operações, custos, procedimentos e indicadores a partir dos quais o terceiro será avaliado?
• O preparo para transferir e compartilhar parte das atividades com “estranhos”?
• A consciência das dificuldades desde a transição e o apoio e monitoramento ininterrupto das operações?

3. Definição dos objetivos – existem muitos motivos que levam à terceirização, porém as empresas devem definir claramente:

• Logística e nível de serviço são diferenciais para manter ou conquistar clientes?
• Redução de custos (movimentação, armazenagem, transportes, etc) é o foco?
• Possibilidade de melhorar alguma operação se esta for terceirizada?

4. Os preparativos – após avaliar os motivos, os questionamentos internos e os objetivos, a empresa deve se preparar para o inicio efetivo do processo de terceirização:

• Estão definidas as atividades a terceirizar?
• Existem empresas prestadoras de serviços disponíveis e habilitadas?
• Todas as instâncias de decisão da empresa estão convencidas claramente com objetivos e interesses alinhados?
• Pois bem, estão vamos dar a partida!

5. Caracterização da empresa contratante – é importante que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as atividades a executar:

• Descrição da empresa (formação, capital, porte), localização (matriz, filiais CD’s, etc), posição no mercado, etc;
• Descrição dos processos produtivos e dos principais materiais e produtos;
• Canais de distribuição (direto, atacado, varejo, etc), destinos;
• Detalhes das operações que serão terceirizadas (processos, indicadores, etc);
• Objetivos e critérios de como será desenvolvido o processo de seleção.

6. Pré-qualificação – após a empresa ter decidido e se preparado, tem início a fase externa da terceirização:

• Verificar se existe interesse, e enviar um questionário de qualificação com os seguintes quesitos:
• Instalações e equipamentos disponíveis (locais, áreas, parceiros, lista de equipamentos, etc); equipe gerencial e operacional;
• Capacitação em operações similares, organização, otimização da armazenagem e transporte, etc;
• Competência administrativa e fiscal;
• Sistemas de TI disponíveis (ERP, WMS, roteirizador, etc) e equipe de suporte (interfaces, adaptações e customizações);
• Equipes de projeto e treinamento;
• Disponibilidade de instalações que possam ser compartilhadas (rateio de custos fixos);
• Aceitar pagamento por atividade operacional – “cost-driver” (movimentação, estocagem, embalagem, etc);
• Relação dos principais clientes, locais e serviços prestados;
• Referências financeiras;

- Após o recebimento das informações deverá ser elaborada uma classificação, eliminando as empresas não adequadas.

7. Concorrência – é o início da fase de seleção, com as seguintes atividades:

• Comprovação das informações prestadas na fase anterior;
• Convite para visita às operações que serão terceirizadas e detalhadas as informações;
• Solicitação de um projeto logístico específico com críticas e sugestões;
• Envio do escopo para o desenvolvimento da proposta técnica e comercial;
• Esclarecimentos e retransmissão de informações para todos os participantes
• Recebimento das propostas.

8. Avaliação e seleção final – esta fase é crítica para o sucesso da terceirização:

• Avaliar as propostas e esclarecer dúvidas;
• Avaliar cada proposta e simular o custo total para diversos cenários;
• Equalizar as propostas técnicas e solicitar nova proposta comercial;
• Classificar no máximo três empresas;
• Negociar (após a equalização);
• Como a decisão muitas vezes envolve aspectos intangíveis (confiança, indicação, etc) deve ter a participação da diretoria.

9. Contrato, o início e o fim – é um documento que além dos aspectos legais deve conter algumas premissas sobre o conteúdo técnico:

• Clara definição do escopo dos serviços e responsabilidade das as partes;
• Definição de equipes e canais de comunicação para acompanhamento rotineiro e solução de e conflitos;
• Metas e objetivos comuns (mensuráveis / indicadores) que devem ser alcançados;
• A quebra do contrato deve ser prevista para não prejudicar a continuidade da operação, além de garantir a separação ou ressarcimento dos recursos utilizados (materiais e humanos).

10. Sucesso ou fracasso da terceirização – depende do acompanhamento da operação:

• Planejamento cuidadoso da transição;
• Estrutura organizacional com os responsáveis por cada atividade;
• Divulgação dos indicadores e metas definidos em contrato e reuniões de acompanhamento;
• Envolvimento de todo o grupo e todos os níveis;
• Não deixar nenhum problema sem solução.

Fonte: http://www.guialog.com.br/

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