Mapeamento de processos
O mapeamento dos processos é de suma importância para a melhoria da gestão empresarial. Ao mapear os processos detectam-se problemas e gargalos que influenciam e diminuem a eficácia da administração
A partir de 1980 aconteceram dentro das organizações grandes mudanças com foco na competitividade empresarial. Foi na década de 80 que surgiram técnicas como o Just-in-time (JIT), Kanban, CCQ’s, Programas da Qualidade Total, Racionalização da Produção, Downsize, etc.
Essas técnicas afloraram e trouxeram a prática da busca pela excelência e eficácia no meio corporativo onde, cada vez mais, se faz urgente a necessidade de mensuração e maximização de resultados. Nesse contexto, o mapeamento de processos veio colaborar de forma eficaz com a gestão empresarial.
Dentre os vários resultados obtidos com o mapeamento de processos, destacam-se: melhor entendimento do negócio, análise e melhoria nos processos da empresa, redução do tempo de execução, padronização e melhoria da qualidade.
É evidente que em um ambiente onde se desperdiça tempo e onde se manifesta exagerada burocracia os resultados podem ser drasticamente comprometidos.
Para iniciar o processo necessário se faz a identificação e priorização de problemas a análise dos mesmos e quais suas causas, a definição dos processos essenciais(chaves), o mapeamento dos processos e a gestão de desempenho dos mesmos.
Para se ter em mãos todas essas variáveis serão imprescindíveis a realização de entrevistas, questionários, reuniões, observações in locum, análise de documentos, análise de sistemas, entre outros.
Entrevistas e questionários deverão serem realizados e aplicados em todos os departamentos. Neles se questionará sobre as tarefas executadas e suas finalidades.
Deverão ser levantados: quais as entradas do processo; quais as saídas; quais as finalidades ou metas; quais as mensurações do desempenho dos processos existentes; quais os riscos da não execução dos procedimentos ou de mudanças; quem são os responsáveis pelo processo; prazos de planejamento e prazo de execução e outros que forem necessários.
Após compreendidos quais os limites dos processos, suas entradas e saídas, bem como seus objetivos, chega a vez de determinar qual o nível de detalhamento do mapa do processo.
Deve-se iniciar pelo mapeamento dos departamentos ou etapas onde mais foram constatados gargalos, ineficiência ou ineficácia.
Após o mapeamento um processo de verificação e validação deverá ser seguido para que sejam sanados possíveis erros e para que se averigue a veracidade do mapa.
Somente após o mapeamento, verificação e validação, pode-se entender melhor a organização estudada e então sugerir mudanças que a levem a um melhor desempenho.
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